Conservazione dei registri e dei libri contabili tenuti con sistemi informatici

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I registri contabili tenuti in modalità informatica devono essere oggetto di conservazione elettronica nel rispetto delle regole contenute nel DM 17 giugno 2014 oppure in alternativa devono essere stampati. L'imposta di bollo è comunque dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse ed è liquidata mediante modello F24 con il codice tributo "2501".

Questi sono i principali chiarimenti forniti dall'Agenzia delle Entrate nella risposta a interpello n. 236 del 9 aprile 2021 con riferimento alla tenuta e conservazione dei documenti informatici fiscalmente rilevanti.

La società interpellante per i registri IVA, il registro dei beni ammortizzabili, il libro di magazzino e il libro giornale, relativi all'anno solare 2020 e successivi, intende implementare le proprie procedure interne utilizzando le semplificazioni amministrative introdotte con l'art.12-octies del D.L. n.34/2019, vale a dire tenendo aggiornati e memorizzati i dati e i registri contabili sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti del proprio software gestionale e procedendo alla stampa dei documenti solo dietro richiesta degli organi di controllo, senza effettuare pertanto la conservazione sostitutiva degli stessi come prevista dalla legge e quindi senza apporre la marcatura temporale e la firma digitale.

La procedura descritta dalla società interpellante di voler mantenere i registri sui sistemi informatici fino alla richiesta di materializzazione degli organi di controllo non è ritenuta corretta dalla Agenzia delle Entrate.

In particolare, l’Agenzia precisa che nel caso in cui i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico, ai fini della loro regolarità, gli stessi non devono essere obbligatoriamente stampati sino al terzo (sesto per l’anno 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salvo apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica.
Entro tale termine, (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi), detti registri vanno posti in conservazione elettronica nel rispetto delle prescrizioni contenute nel D.M. 17 giugno 2014 e del codice dell'amministrazione digitale, nel caso in cui il contribuente decida di conservarli in formato elettronico, diversamente, devono essere materializzati, ovvero stampati in formato cartaceo.
Non è dunque possibile stampare i registri informatici solo su richiesta degli organi di controllo, qualora il contribuente non li porti in conservazione elettronica tramite apposizione di marcatura temporale e firma digitale qualificata.

Per quanto riguarda invece l’imposta di bollo , l’Agenzia ricorda che in linea generale, l’imposta di bollo è dovuta per la tenuta del libro giornale, del libro inventari e delle altre scritture contabili indicate dall'art.2214 del codice civile.
Tale imposta se le scritture contabili sono tenute in formato digitale, indipendentemente dalla successiva conservazione, deve essere assolta fin dall'origine, nella misura di euro 16,00, ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, tramite modello F24, con il codice tributo “2501”.

Si ricorda infine che limitatamente al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, ai sensi dell’art. 5, comma 16 del decreto “Sostegni” (D.L. n.41/2021), il processo di conservazione elettronica si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro sei mesi dalla presentazione della dichiarazione dei redditi.
Poiché, per i soggetti “solari”, il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi 2020 è scaduto il 10 dicembre 2020, il processo di conservazione elettronica deve concludersi entro il 10 giugno 2021.

Contatti

Ulteriori informazioni e chiarimenti possono essere richiesti al settore Fisco e Diritto d'Impresa, tel. 0258370.267/308, e-mail - Sede di Pavia tel. 0382-37521, e mail .

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